AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Conservation et sécurité des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne doivent être conservés que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés ou autrement obtenus, ou tel que l’exige la loi. Notamment :

• les données personnelles traitées aux fins de conclure ou d’exécuter un contrat avec vous ou votre organisation seront conservées aussi longtemps que ce contrat est en vigueur puis archivées pendant une durée correspondant au délai de prescription applicable (ou, en cas de litige engagé avant la fin du délai de prescription applicable, tant que ce litige n’a pas pris fin par un jugement ou un règlement définitif qui n’est plus susceptible à un appel ou un autre droit de recours) ;
• les données personnelles contenues dans les documents comptables tels que les factures sont archivées aussi longtemps que nous sommes tenus par la loi d’archiver ces documents comptables ;
• les données personnelles traitées dans le but de vous envoyer des communications commerciales ou de vous contacter individuellement pour vous fournir des informations susceptibles de vous intéresser, ne seront pas conservées plus de trois (3) ans après votre consentement ou votre dernier contact avec nous ;

Les données personnelles collectées via les cookies (qui expirent au bout de six (6) mois  maximum à l’exception des cookies strictement nécessaires au fonctionnement des sites internet, qui expirent au maximum après treize (13) mois) sont conservées pendant 25 mois maximum.

TFO Canada utilise des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels. Les garanties comprennent des mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles. Tous les employés de TFO Canada sont tenus de respecter les normes de confidentialité établies. Dans le cadre des opérations quotidiennes, seuls les employés qui sont tenus d’accéder à ces renseignements personnels dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles auront accès à ces données.

Divulgation de renseignements personnels

Nous partageons vos renseignements personnels avec des tiers lorsque cela est nécessaire pour remplir les finalités identifiées ci-dessus, à savoir :

• à nos prestataires dans la mesure où il leur est nécessaire de nous fournir les services que nous leur demandons conformément aux finalités susvisées ;
• aux acheteurs (si vous êtes ou représentez un exportateur), aux exportateurs (si vous êtes ou représentez un acheteur) et/ou aux crédits à l’exportation ou à d’autres agences ou organismes qui peuvent accorder une aide, des prêts ou des subventions à vous ou à votre organisation, dans la mesure où cette communication fait partie des services que nous fournissons à vous ou à votre organisation ;
• aux organismes nous accordant ou envisageant de nous accorder des prêts ou des subventions ou avec lesquels nous pourrions fusionner ;
• aux forces de l’ordre et à d’autres agences et autorités gouvernementales lorsque nous sommes tenus de le faire ou lorsque cela est nécessaire pour faire valoir nos droits ;
• aux tribunaux et tiers parties pertinentes lors de procédures judiciaires dans la mesure où cela est nécessaire pour faire valoir nos droits.

Par mesure de diligence raisonnable, TFO Canada fera appel uniquement à des sous-traitants offrant des garanties suffisantes pour mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement de vos données personnelles réponde aux exigences de la réglementation applicable et assure la protection de vos droits à la vie privée.

Nous nous assurons que tout prestataire de services ou autre organisation à laquelle nous pouvons envoyer vos données personnelles est établi soit au Canada, dans l’Espace économique européen ou dans un autre pays ou territoire garantissant, au moins pour le secteur concerné, un niveau de protection adéquat au sens de l’article 45 du RGPD (telles que les organisations d’Andorre, d’Argentine, des îles Féroé, de Guernesey, d’Israël, de l’île de Man, du Japon, de Jersey, de Nouvelle-Zélande, de Suisse, du Royaume-Uni, d’Uruguay et de Corée du Sud). Lorsque ce n’est pas le cas, à moins que l’une des exemptions de l’article 49 du RGPD ne soit applicable, nous mettons en œuvre des garanties que nous jugeons adéquates conformément aux lois applicables en matière de confidentialité.

Transferts de données

Vos renseignements personnels peuvent être transférés et stockés en dehors de votre région. Même si ces données se trouvent en dehors de votre région, elles sont soumises aux lois de la juridiction dans laquelle elles sont détenues et peuvent être sujettes à divulgation aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de la réglementation de cette autre juridiction, conformément aux lois locales.

Vos droits

Sous réserve de la loi applicable, vous avez le droit d’accéder et de corriger vos renseignements personnels que nous détenons. Nous répondrons à votre demande dans les trente (30) jours suivant sa réception. Pour nous prémunir contre les demandes frauduleuses d’accès ou de correction, nous pouvons exiger suffisamment d’informations pour nous permettre de confirmer que la personne faisant la demande est autorisée à le faire avant d’accorder l’accès ou d’effectuer des corrections. Sur demande écrite adressée au responsable de la confidentialité et sur présentation de toutes les pièces d’identité nécessaires, vous aurez accès à ces informations. TFO Canada compte sur ses abonnés pour s’assurer que certaines informations, telles que les coordonnées individuelles, sont à jour, complètes et exactes, et les abonnés sont encouragés à se connecter périodiquement à leur compte sur le site internet de TFO Canada pour garantir que leur profil d’entreprise, y compris leurs coordonnées, sont exactes et à jour.

Lorsque le traitement des données est fondé sur le consentement, votre consentement peut être retiré à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

Comme l’exige ou le permet la loi, vous pouvez bénéficier de droits supplémentaires, notamment : ( i ) le droit de contrôler la diffusion de vos renseignements personnels ; (ii) le droit de recevoir des renseignements personnels informatisés collectés auprès de vous dans un format structuré, couramment utilisé et technologique et de faire transférer ces renseignements directement à une autre organisation ; (iii) le droit d’être informé et de soumettre des observations concernant la prise de décision automatisée ; et (iv) le droit de demander des informations sur le traitement des données.

Nous nous engageons également à vous fournir les autres droits disponibles en vertu du RGPD, y compris le droit de demander au responsable du traitement l’effacement des données personnelles ou la limitation du traitement concernant la personne concernée ou de vous opposer au traitement ainsi que le droit à la portabilité des données, sous réserve des conditions fixées dans le RGPD pour l’exercice de ces droits. Enfin, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, en particulier dans la région où vous résidez habituellement, la région où nous sommes localisés ou dans la région où une prétendue violation de la loi sur la protection des données a eu lieu.