Une mission commerciale peut également s’avérer un excellent moyen de promouvoir et de vendre vos produits sur le marché cible. Le principal objectif de ce type de missions est de créer des contacts qui pourront par la suite déboucher sur l’établissement des relations commerciales solides avec les consommateurs. L’autre objectif, et non des moindres, consiste à apprendre à connaître davantage le marché, comment l’aborder, en le parcourant en premier lieu. En réalité, les participants devraient aborder une telle mission dans la perspective du long terme, en mettant l’accent sur l’étude du marché, en élaborant leur plan de marché et en établissant des relations de travail avec des importateurs et des professionnels du secteur d’activité. L’étude du marché vous permet de prendre le pouls de la situation et d’avoir une idée des conditions dans lesquelles vos produits pourraient évoluer – l’état de la concurrence, les tendances, etc. – de manière à pouvoir évaluer au mieux la commercialisation de vos produits, le lieu où ils se vendraient le mieux et la possibilité de les adapter aux besoins des consommateurs, de les commercialiser autrement, en adoptant une nouvelle approche marketing, le cas échéant.
Les missions commerciales sont généralement organisées par des associations, les Organismes de promotion du commerce (à l’échelle locale ou internationale) et/ou par le bureau commercial de votre ambassade ou votre haut commissariat, sur place dans le marché cible. Ces missions sont souvent organisées en même temps qu’une foire commerciale, dans le pays cible. Prenez des informations auprès de ces entités en vue de la participation de votre entreprise à ces événements, et de la définition de vos objectifs (assurez-vous que vous figurez sur leur liste d’adresses, le cas échéant) pour rester régulièrement informé de toute activité qui pourrait avoir lieu en rapport avec votre secteur. Il existe généralement, et ce n’est pas toujours le cas, une sorte de partage des coûts dans ce genre d’événement. Ainsi, assurez-vous vous que vous avez parfaitement cerné tous ces coûts au départ et préparez-vous en conséquence (même dans le cas où il est précisé au départ que les coûts liés à votre participation aux missions seront entièrement supportés, par exemple par un groupe de promotion du commerce international, il arrive très souvent que vous assumiez une partie des frais).
Il existe également des entreprises privées implantées dans les marchés cibles (probablement sur le marché local également) qui organisent des missions commerciales. Vous pouvez retrouver ce type d’entreprises sur l’Internet ou en vous adressant aux missions commerciales de votre pays à l’étranger. Il serait utile de contacter ces entités pour en savoir plus sur les coûts liés à l’organisation d’une mission commerciale. Vous pouvez envisager de réunir un ensemble d’entreprises (de votre pays) en vue du partage des coûts, mais des mesures de prudence s’imposent pour éviter une concurrence directe de la part des participants à la mission. L’idéal serait que les produits soient complémentaires, et qu’ils ne ciblent pas directement des segments identiques du marché.
Quel que soit votre choix, vous devrez suffisamment vous préparer à ce genre d’événements et coopérer pleinement avec le partenaire chargé de l’organisation de la mission. Parmi certains éléments dont vous auriez besoin pour participer à la mission, il y a :
Remarque: Un certain nombre de ces éléments seront coordonnés par l’organisateur mais vous devrez vous engager à un certain niveau afin de faciliter votre préparation.
Voyage
Visas: Les visiteurs ont généralement besoin d’un visa pour entrer et séjourner dans un pays étranger (pour en savoir plus sur cette question, veuillez consulter le site Web www.cic.gc.ca/francais/visiter/index.html), relatif aux conditions à remplir. Avant votre départ, celles-ci doivent être réunies auprès de l’Ambassade du pays que vous visitez (pour le Canada, visitez le site Web de l’Ambassade du Canada à l’adresse suivante www.dfait-maeci.gc.ca/world/embassies/menu-fr.asp). Les organisateurs de la mission vous donneront plobablement des conseils au sujet de ces conditions à réunir et obtiendront des documents en votre nom. Cependant, vous devez savoir ce qu’il faut faire.
Vols et hébergement: Les organisateurs de la mission auront besoin de renseignements personnels de vous, telles que votre passeport, visa, etc.
Voyage local: Il est sage de prévoir un budget pour les voyages à l’intérieur du pays.
Echantillons: Formalités douanières, expédition
Chaque entreprise devrait avoir des échantillons de ses produits pour représenter correctement l’ensemble de sa ligne de produits. Ces échantillons doivent être de bonne qualité. Il n’est pas nécessaire d’emporter avec soi un nombre important de chaque échantillon, dans la mesure où vous aurez l’occasion, après la mission, de faire parvenir d’autres échantillons aux consommateurs intéressés par votre produit. Cependant, il serait sage de prévoir plusieurs échantillons du/des produit(s) que vous jugez avoir les meilleures chances de se vendre sur le marché cible.
Les participants peuvent faire parvenir leurs échantillons par la poste, avant la tenue de la mission (généralement, par le biais de l’ambassade ou du consulat situé au point d’arrivée) ou les emporter avec eux.
Les exigences relatives à la présentation des échantillons varient d’un produit à l’autre. Mais, elles incluent généralement un document d’accompagnement tel un certificat d’origine, les factures douanières et commerciales. Pour plus d’information sur ces deux derniers documents, veillez consulter le site Web suivant: www.cbsa-asfc.gc.ca.
Informations sur l’entreprise/le produit
A la demande, vous devrez fournir à l’organisateur tous les détails relatifs à l’entreprise et au produit, pour insertion dans le matériel de promotion. En outre, ces informations permettront également à l’organisateur d’établir un programme approprié des différentes rencontres lors de la mission;
Les participants devraient emporter avec eux un nombre important de documents et d’informations relatifs à l’entreprise et au produit, qu’ils devront bien mettre à la disposition des consommateurs intéressés qu’ils rencontreront. Il s’agit notamment de plaquettes, de profils, d’images, de la liste des prix. En outre, des démonstrations faites à partir d’un ordinateur portatif seraient particulièrement efficaces, surtout si l’entreprise possède un site Web qui fonctionne normalement. Des CD-ROM fournissant des informations sur l’entreprise et le produit (des diapositives, vidéos ou autres formats) seraient les bienvenus, mais ils ne sont pas nécessaires (ces formes de présentation sont perçues différemment selon les acheteurs).
Autre
Remarque: Bien que, la plupart des éléments ci-après font partie intégrante des activités de planification et d’exécution de l’organisateur, il est important que vous soyez informés de ces diverses activités qui devraient avoir lieu aux fins de déboucher sur la mission commerciale la plus efficace possible.
Promotion de la mission auprès des acheteurs canadiens
Etablissez la liste des acheteurs à inviter;
Faites parvenir vos lettres d’invitation et votre annonce auprès de publications commerciales et de journaux.
Participation de la communauté des compatriotes résidents :
Contactez des compatriotes résidents qui sont affiliés à la représentation de vos intérêts nationaux (culturels, commerciaux ou autres), pour leur donner l’occasion de participer à l’événement et de se montrer utiles, le cas échéant (en vue d’obtenir, par exemple, un plus grand nombre de contacts commerciaux, soutiens, etc.).
Programme
Un programme détaillé qui fournit à l’avance avec des informations exhaustives sur (temps, adresses, contacts, etc.) toutes les activités.
Outre le programme des rencontres, ce programme devrait faire ressortir la période à laquelle l’étude du marché devrait être menée, de même que celle relative à la participation à des foires commerciales, etc.
Fin de la séance d’information
Les participants peuvent procéder à un échange de points de vues sur la mission quant à la couverture des différentes activités;
Une fois la mission terminée, c’est le meilleur moment de regrouper vos informations en préparation aux travaux de suivi que vous aurez à effectuer à votre retour au pays.
Séance d’orientation/d’information
L’organisateur devrait tenir au début de la mission, une séance d’information pratique (non protocolaire) pour avoir une idée de ce que sera cette mission (avant le départ ou après l’arrivée, en fonction de la nature du programme);
Outre cette séance d’information, tous les participants devraient avoir toutes les informations, devant leur permettre de joindre les organisateurs à tout moment, mais aussi un supplément information pour mieux les orienter (information locale, une brochure d’hôtel contenant des informations sur les personnes-ressources, des cartes locales, les numéros de chambres des organisateurs ainsi que de ceux d’autres participants, etc.).
Contactez les membres de la communauté locale ayant une affiliation (culturelle, commerciale ou autre) à vos intérêts nationaux afin qu’ils fassent partie de l’événement et également pour vous aider dans la mesure du possible (par exemple, des contacts commerciaux plus larges, un soutien, etc.).